Un lavoro efficiente può essere anche un lavoro sostenibile? Cosa rende il nostro lavoro migliore in termini di produttività?
A detta di molti Professional Organizer, la mente lavora in modo efficiente ed efficace quando è libera di pensare ed elaborare, quando cioè non ha urgenze a cui pensare. Cosa significa in termini pratici?
Significa in primis aver annotato tutti i pensieri che ci possono distrarre. Per questa ragione è molto importante avere carta e penna dove annotare la nostra “to do list” quotidiana e “scaricare” la mente. Questo non significa che la scrivania debba essere sommersa di carte per appunti, documenti e suppellettili varie, quanto piuttosto che sia funzionale. Quindi vicino a te lascia gli strumenti di lavoro e nient’altro, archivio e stampante possono trovare posto altrove e poi.. una stampante in comune non è solo più sostenibile, ma permette anche di fare due passi ogni tanto!
Tonando alla mente libera, poter scaricare di volta in volta i nostri pensieri ed organizzarli in una “to do list” è quanto mai indispensabile. Quindi, come prima cosa, libera la tua mente e scrivi tutto ciò che devi fare, scrivi tutto, proprio tutto, poi ordina la tua “to do list” secondo le urgenze, le priorità e secondo gli ambiti. Quindi, anche se ti viene in mente una cosa che non centra con il lavoro, ad esempio la lista della spesa, è meglio annotarla comunque e segnarla in un foglio separato, piuttosto che passare tutto il tempo a ricordare che bisogna comprare il latte. Del resto i pensieri arrivano indipendentemente dal luogo in cui ci troviamo, annotarli significa semplicemente non doversene occupare subito, per trovare il momento adatto per farlo.
Avere una mente libera significa anche non avere continue distrazioni dovute alle notifiche dell’arrivo di mail, di telefonate o simili. Per lavorare bene è bene disattivare tutte le notifiche. Sembra un paradosso, ma è meglio pianificare un momento ad hoc nel quale dedicarsi alla lettura delle mail e alle telefonate in uscita. Per poter lavorare al meglio quindi non è detto che la prima cosa da fare al mattino sia leggere le mail. Se nella nostra “to do list” c’è qualcosa di urgente, quello avrà la priorità, poi verranno le mail.
Parlando di produttività, infatti, molti pensano che una delle abilità dei nostri giorni sia il multitasking. Ebbene… facciamo cadere un piccolo mito. In verità la percentuale di persone al mondo che riesce a farlo è irrisoria. Per tutti gli altri si tratta invece di essere capaci di tenere alta l’attenzione passando molto velocemente da una cosa da fare all’altra. Questo è sì possibile, ma rimane efficace solo se fatto per un breve lasco di tempo. Quindi, in caso di urgenze, saremo capaci di concentrarci e fare tante cose con gran velocità, ma questo solo momentaneamente, poi la stanchezza e lo stress saranno tali che facilmente faremo errori. Per fare bene una cosa, quindi, è necessario dedicarci tutta la nostra attenzione ed il nostro tempo. Non resta dunque che seguire la nostra “to do list” e svolgere con attenzione un punto alla volta.
Altro aspetto importante della nostra efficienza e sostenibilità è un giusto equilibrio tra lavoro e riposo. Non possiamo pretendere di tenere la nostra mente concentrata durante tutto l’arco della giornata. Al contrario, per avere una mente davvero efficiente e attiva, è corretto fare delle giuste pause. Numerosi articoli scientifici ci dicono che la nostra attenzione non può essere mantenuta per più di 50 minuti di seguito, sono poi necessari 10 minuti di pausa. Se credi di non essere capace di lavorare per un tempo così lungo ti consiglio un buon modo per migliorare la nostra operatività: si tratta della “tecnica del pomodoro”. La tecnica è più complessa, ma intanto eccone un assaggio in breve. Si pianificano le nostre attività in modo da poter lavorare 25 minuti di seguito e poi fare 5 minuti di pausa. Ogni 3 o 4 “pomodori” si fa una pausa lunga. Se il tuo lavoro si interrompe, segna il motivo e ricomincia, finché il tuo “pomodoro” non sarà completo. Se al contrario sei una persona che si concentra bene ma ha proprio tante cose a cui pensare e fare.. perché non provare il metodo GTD (Getting Things Done, David Allen)? Analisi di input, valutazione di ciò che si elimina, si archivia, si delega o si mettere nella lista delle cose da fare. IL GDT è sicuramente efficace, ma richiede un po’ di applicazione e disciplina.
Ultimo aspetto per un buon lavoro efficiente e sostenibile è l’ambiente nel quale ci troviamo a svolgerlo, cioè il nostro ufficio. Ricorda che l’illuminazione, la luce naturale, un po’ d’aria fresca sono importati tanto quanto un ambiente tranquillo ed un arredamento corretto. Se poi ti piace, può essere utile anche qualche pianta per eliminare le radiazioni dei pc!
Come vedi un lavoro efficiente coinvolge molti aspetti: il nostro tempo, le nostre energie, il nostro ambiente. Fai in modo che ci sia equilibrio tra queste parti, fai in modo di valutare la sostenibilità del tuo lavoro e così della tua persona, il tuo lavoro non avrà che da guadagnarne.
Post di Selina Angelini
Selina Angelini fa parte del team di 2B e si occupa di LCA. E’ però anche Professional Organizer ed esperta di organizzazione e semplificazione.